MANAJEMEN
PERENCANAAN DAN PENILAIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan dalam kaitannya dengan
sumber daya manusia juga menjadi sebuah keharusan dalam operasionalisasi
perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia adalah perencanaan strategis untuk
mendapat untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang
diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Sekalipun misalnya sebuah perusahaan telah memiliki sumber daya manusia yang memadahi
dan handal, namun perusahaan juga perlu memastikan akan keterpeliharaan dan
ketersediaannya dimasa yang akan datang. Kasus-kasus seperti hanya “pembajakan
tenaga kerja”, larinya tenaga kerja ke perusahaan lain, dan lain sebagainya
merupakan salah satu indikasi perlunya sebuah perencanaan di persiapkan dengan
sebaik-sebaiknya.
Ada beberapa langkah strategis
sehubungan dengan perencanaan sumber daya manusia yang dijelaskan oleh Cestro,
Husted, dan Dougles adalah sebagai berikut :
Langkah
pertama: Representasi dan refleksi dari rencana
strategis perusahaan.
Perencanaan SDM sudah semestinya
merupakan representasi dan refleki dari keseluruhan rencana strategis
perusahaan. Artinya, kualifikasi sumber daya manusia yang nantinya dirumuskan
sudah semestinya memenuhi kriteria sebagaimana yang disyaratkan dalam
perencanaan strategis perusahaan secara keseluruhan, serta terintegrasi dengan
bagian-bagian perusahaan lainnya seperti bagian produksi, pemasaran, dan lain
sebagainya. Misalnya saja, perusahaan dalam lima tahun ke depan bermaksud untuk
mempertahankan tingkat keuntungan (profit) pada tingkat 10 persen.
Langkah
kedua: Analisa dari kualifikasi tugas yang
akan diemban oleh tenaga kerja.
Pada tahap ini, ada tiga hal yang
biasanya dilakukan, yaitu analisa kerja atau lebih dikenal dengan analisa
jabatan (job analysis), deskripsi
kerja (job description), dan
spesifikasi kerja atau lebih dikenal dengan spesifikasi jabatan (job spesification). Analisis jabatan merupakan persyaratan detail tentang jenis
pekerjaan yang diperlukan serta kualifikasi kerja yang diperlukan untuk mampu
menjalankannya. Deskripsi jabatan
meliputi rincian pekerjaan yang akan menjadi tugas tenaga kerja. Spesifikasi jabatan merupakan rincian
karakteristik atau kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga yang dipersyaratkan.
Langkah
ketiga: Analisa kesediaan tenaga kerja.
Langkah ini merupakan sebuah perkiraan
tentang jumlah tenaga kerja beserta kualifikasinya yang ada dan diperlukan bagi
perencanaan perusahaan di masa yang akan datang. Termasuk di dalam langkah ini
adalah berapa jumlah tenaga kerja yang perlu dipromosikan, ditransfer, dan lain
sebagainya. Pada langkah ini, berdasarkan evaluasi kegiatan perusahaan pada
periode sebelumnya dan rencana perusahaan untuk periode berikutnya, maka
perusahaan menganalisa apakah ketersediaan tenaga kerja yang dimiliki
perusahaan mencukupi untuk memenuhi tuntutan kebutuhan perusahaan di masa yang
akan datang ataukah tidak.
Langkah
keempat: Melakukan tindakan inisiatif.
Analisa terhadap ketersediaan tenaga
kerja yang ada di dalam perusahaan dan keperluannya bagi masa yang akan datang
membawa kepada kesimpulan :
1. Sekiranya tenaga kerja yang ada sudah
memadai bagi operasionalisasi perusahaan di masa yang akan datang, tidak perlu
ada tindakan inisiatif yang dilakukan seperti rekrutmen, transfer, dan lain
sebagainya.
2. Sekiranya tenaga kerja yang tersedia
perlu dilakukan perombakan, maka barangkali perlu dilakukan rasionalisasi,
perekrutan dan lain sebagainya.
Langkah
kelima: Evaluasi dan modifikasi tindakan.
Langkah keempat yang dilakukan tentu
akan senantiasa berubah dari masa ke masa. Sehingga perlu senantiasa dilakukan
evaluasi terhadap perencanaan sumber daya manusia disesuaikan dengan perencanaan
strategis perusahaan. Manajemen adalah
proses terus menerus dan berkelanjutan. Oleh karena itu, apa yang telah
direncanakan dalam manajemen sumber daya manusia juga harus senantiasa
dievaluasi dan dilakukan tindakan
korektif sekiranya ada ketidaksesuaian atau terjadi perubahan seiring dengan
perkembangan yang terjadi di perusahaan.
Penilaian Sumber Daya
Manusia
Dalam
buku yang berjudul :”Manajemen Sumber Daya Manusia” (1995:327), menurut Henry
Simamora kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai
persyaratan-persyaratan pekerjaan.
Yang dimaksud dengan
sistem penilaian kinerja ialah proses yang mengukur kinerja karyawan. Ada
beberapa faktor yang mempengaruhi penilaian kinerja karyawan adalah :
1. karakteristik
situasi,
2. deskripsi pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan,
3. tujuan-tujuan
penilaian kinerja,
4. sikap para karyawan
dan manajer terhadap evaluasi
Tujuan
Penilaian Kinerja
Tujuan diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan dapat kita ketahui dibagi menjadi dua, yaitu:
Tujuan diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan dapat kita ketahui dibagi menjadi dua, yaitu:
·
Tujuan evaluasi
Seorang manajer menilai
kinerja dari masalalu seorang karyawan dengan menggunakan ratings deskriptif
untuk menilai kinerja dan dengan data tersebut berguna dalam
keputusan-keputusan promosi. demosi, terminasi dan kompensasi.
·
Tujuan pengembangan
Seorang manajer mencoba
untuk meningkatkan kinerja seorang karyawan dimasa yang akan datang.
Sedangkan
tujuan pokok dari sistem penilaian kinerja karyawan adalah: sesuatu yang
menghasilkan informasi yang akurat dan valid berkenaan dengan prilaku dan
kinerja anggota organisasi atau perusahaan.
Manfaat
Penilaian Kinerja Karyawan
Manfaat penilaian
kinerja bagi semua pihak adalah agar bagi mereka mengetahui manfaat yang dapat
mereka harapkan. (Rivai & Basri, 2004:55)
Pihak-pihak yang
berkepentingan dalam penilaian adalah:
(1) Orang yang dinilai
(karyawan)
(2) Penilai (atasan,
supervisor, pimpinan, manager, konsultan) dan
(3) Perusahaan.
Manfaat
bagi karyawan yang dinilai
Bagi karyawan yang
dinilai, keuntungan pelaksanaan penilaian kinerja adalah (Rivai&Basri,2004
:58), antara lain:
a. Meningkatkan
motivasi.
b. Meningkatkan
kepuasan hidup.
c. Adanya
kejelasan standard hasil yang diterapkan mereka.
d. Umpan
balik dari kinerja lalu yang kurang akurat dan konstruktif.
e. Pengetahuan
tentang kekuatan dan kelemahan menjadi lebih besar.
f. Pengembangan
tantang pengetahuan dan kelemahan menjadi lebih besar, membangun kekuatan dan
mengurangi kelemahan semaksimal mungkin.
g. Adanya
kesempatan untuk berkomunikasi ke atas .
h. Peningkatan
pengertian tentang nilai pribadi.
i.
Kesempatan untuk
mendiskusikan permasalahan pekerjaan dan bagaimana mereka mengatasinya.
j.
Suatu pemahaman jelas
dari apa yang diharapkan dan apa yang perlu untuk dilaksanakan untuk mencapai
harapan tersebut.
k. Adanya
pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan.
l.
Kesempatan untuk
mendiskusikan cita-cita dan bimbingan apa pun dorongan atau pelatihan yang
diperlukan untuk memenuhi cita-cita karyawan.
m. Meningkatkan
hubungan yang harmonis dan aktif dengan atasan.
Manfaat bagi penilai
(supervisor/manager/penyelia)
Bagi
penilai, manfaat pelaksanaan penilaian kinerja (Rivai&Basri, 2004 : 60)
adalah;
a. Kesempatan
untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk
perbaikan manajeman selanjutnya.
b. Kesempatan
untuk mengembangkan suatu pandangan umum tentang pekerjaan individu dan
departemen yang lengkap.
c. Memberikan
peluang untuk mengembangkan sistem pengawasan baik untuk pekerjaan manajer
sendiri, maupun pekerjaan dari bawahannya.
d. Identifikasi
gagasan untuk peningkatan tentang nilai pribadi.
e. Peningkatan
kepuasan kerja .
f. Pemahaman
yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa grogi, harapan, dan
aspirasi mereka.
g. Menigkatkan
kepuasan kerja baik terhadap karyawan dari para manajer maupun dari para
karyawan.
h. Kesempatan
untuk menjelaskan tujuan dan prioritas penilai dengan memberikan pandangan yang
lebih baik terhadap bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih
besar kepada perusahaan.
i.
Meningkatkan rasa harga
diri yang kuat diantara manajer dan juga para karyawan, karena telah berhasil
mendekatkan ide dari karyawan dengan ide para manajer.
j.
Sebagai media untuk
mengurangi kesejangan antara sasaran individu dengan sasaran kelompok atau
sasaran departemen SDM atau sasaran perusahaan.
k. Kesempatan
bagi para manajer untuk menjelaskan pada karyawan apa yang sebenarnya diingikan
oleh perusahaan dari para karyawan sehingga para karyawan dapat mengukur
dirinya, menempatkan dirinya, dan berjaya sesuai dengan harapan dari manajer.
l.
Sebagai media untuk
menigkatkan interpersonal relationship atau hubungan antara pribadi antara
karyawan dan manajer.
m. Dapat
sebagai sarana menimgkatkan motivasi karyawan dengan lebih memusatkan perhatian
kepada mereka secara pribadi.
n. Merupakan
kesempatan berharga bagi manajer agar dapat menilai kembali apa yang telah
dilakukan sehingga ada kemungkinan merevisi target atau menyusun prioritas
kembali.
o. Bisa
mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi atau perubahan tugas karyawan.
Manfaat bagi perusahaan
Bagi
perusahaan, manfaat penilaian adalah, (Rivai&Basri, 2004 : 62) antara lain:
a. Perbaikan
seluruh simpul unit-unit yang ada dalam perusahaan karena:
1. Komunikasi
menjadi lebih efektif mengenai tujuan perusahaan dan nilai budaya perusahaan.;
2. Peningkatan
rasa kebersamaan dan loyalitas;
3. Peningkatan
kemampuan dan kemauan manajer untuk menggunakan keterampilan dan keahlian
memimpinnya untuk memotivasi karyawan dan mengembangkan kemauan dan
keterampilan karyawan.
b. Meningkatkan
pandangan secara luas menyangkut tugas yang dilakukan oleh masing-masing
karyawan;
c. Meningkatkan
kualitas komunikasi;
d. Meningkatkan
motivasi karyawan secara keseluruhan;
e. Meningkatkan
keharmonisan hubungan dalam pencapaian tujuan perusahaan;
f. Peningkatan
segi pengawasan melekat dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap
karyawan;
g. Harapan
dan pandangan jangka panjang dapat dikembangkan;
h. Untuk
mengenali lebih jelas pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan;
i.
Kemampuan menemu kenali
setiap permasalahan;
j.
Sebagai sarana
penyampaian pesan bahwa karyawan itu dihargai oleh perusahaan;
k. Budaya
perusahaan menjadi mapan. Setiap kelalaian dan ketidakjelasan dalam membina
sistem dan prosedur dapat dihindarkan dan kebiasaan yang baik dapat diciptakan
dan dipertahankan. Berita baik bagi setiap orang dan setiap karyawan akan
mendukung pelaksanaan penilaian kinerja, mau berpartisipasi secara aktif dan
pekerjaan selanjutnya dari penilaian kinerja akan menjadi lebih baik;
l.
Karyawan yang potensil
dan memungkinkan untuk menjadi pimpinan perusahaan atau sedikitnya yang dapat
dipromosikan menjadi lebih mudah terlihat, mudah diidentifikasikan, mudah
dikembangkan lebih lanjut, dan memungkinkan peningkatan tanggung jawab secara
kuat;
m. Jika
penilaian kinerja ini telah melembaga dan keuntungan yang diperoleh perusahaan
menjadi lebih besar, penilaian kinerja akan menjadi salah satu sarana yang
paling utama dalam meningkatkan kinerja perusahaan.
A.
Program
Sumber Daya Manusia PT. Telkom
Pemenuhan
kebutuhan SDM serta infrastruktur terkait dilakukan dengan berdasar pada
prinsip sinergi dan optimalisasi sumber daya internal yang ada di jajaran
Telkom Group. Rencana pengalokasian karyawan Telkom Group disusun paling lambat
pada triwulan IV dan berlaku selama 1 (satu) tahun ke depan. Rencana
pengalokasian karyawan berisi berbagai informasi diantaranya:
·
Nama posisi yang sudah
atau sedang dan akan dijabat oleh karyawan;
·
Layer posisi;
·
Job stream;
·
Lokasi kerja;
·
Jumlah formasi;
·
Rencana pengaturan
karyawan tiap bulan termasuk promosi dan mutasi;
·
Status penugasan
(berjangka waktu/tidak berjangka waktu);
·
Mutasi masuk dan keluar
(in/out)
Rencana
ketenagakerjaan disusun dengan mengidentifikasi kebutuhan karyawan di jajaran
Telkom Group, yang mengacu pada Human Capital Plan atau Rolling Human Capital
Plan Telkom Group.
Sementara
itu, pelaksanaan rekrutmen SDM Telkom Group dilakukan dengan mengoptimalkan
sumber daya internal melalui sinergi di jajaran Telkom Group. Sinergi di bidang
perekrutan ini bertujuan mengedepankan efisiensi dalam hal biaya rekruitmen dan
biaya pergantian karyawan di masing-masing Perusahaan, serta untuk mendapatkan
kandidat terbaik sesuai kualifikasi yang dibutuhkan Telkom Group. Selain itu, sinergi
ini dengan sendirinya juga memfasilitasi pengembangan karir setiap karyawan di
jajaran Telkom Group. Jika dimungkinkan, kebutuhan karyawan akan dipenuhi oleh
kandidat yang berasal dari dalam Telkom Group sendiri. Kami juga mengirim lebih
banyak karyawan dari Telkom untuk penugasan di perusahaan lain di Telkom Group.
Sinergi dalam hal
perekrutan mencakup:
·
Pelaksanaan Career
Days;
·
Pemanfaatan bersama
atas infrastruktur dan fasilitas seperti tempat kegiatan pelatihan atau
penilaian dalam proses penyeleksian karyawan;
·
pemanfaatan bersama
atas database kandidat serta modul atau materi terkait pengetahuan produk
Telkom Group; dan
·
Inisiatif sinergi di
bidang perekrutan lainnya.
Telkom
Group memiliki 26.023 orang karyawan per tanggal 31 Desember 2011, yang terdiri
dari 19.780 karyawan Telkom dan 6.243 karyawan pada Anak Perusahaan. Jumlah ini
menurun 3,1% dibandingkan dengan posisi per 31 Desember 2010 sebanyak 26.847
karyawan, dikarenakan pelaksanaan program multi exit sejak tahun 2005.
Mengenai Human Capital Plan
Sumber
Daya Manusia (“SDM”) Telkom merupakan aset yang sangat penting bagi Perusahaan.
Oleh karena itu, Telkom mengubah cara pandangnya terhadap SDM yang dimiliki
sebagai Human Capital.
Untuk
mengoptimalkan potensi Human Capital yang ditempatkan di Telkom Group,
Perusahaan menyusun Human Capital Plan yang terpadu dengan merujuk pada
perencanaan korporasi jangka panjang maupun tahunan dan strategi bisnis
masing-masing perusahaan yang tergabung di Telkom Group. Selain itu,
penyusunannya juga diperkuat oleh analisis penawaran dan permintaan yang akurat
serta terukur, yaitu dengan menggunakan referensi data acuan terutama acuan
rasio produktivitas pada beberapa perusahaan sejenis.
Informasi
yang harus dimasukkan dalam Human Capital Plan Telkom Group terdiri dari:
·
Proyeksi mengenai
jumlah Human Capital Telkom Group yang dihitung berdasarkan portofolio bisnis
selama periode lima tahun ke depan;
·
Proyeksi tentang
komposisi Human Capital secara rinci dengan mengacu pada komposisi job stream,
pendidikan, usia dan jabatan;
·
Rencana ketenagakerjaan
yang berisi rencana SDM tahunan di masing-masing perusahaan yang termasuk
jajaran Telkom Group.
Penyusunan
Human Capital Plan yang terpadu membantu Perusahaan dalam:
·
Memproyeksikan
kebutuhan Human Capital Telkom Group secara tepat, baik dari sisi jumlah dan
kompetensinya;
·
Menyusun rencana
pengalokasian karyawan dan rencana pengembangan karir Telkom Group;
·
Mengukur produktivitas
Human Capital Telkom Group.
